Fremdsprachensekretär*in
Ihre Aufgaben:
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben (u. a. Post, Korrespondenz in Deutsch, Englisch und Spanisch, digitales Ablagesystem).
- Planung und Abwicklung von Dienstreisen.
- Eigenständige Verwaltung von haushaltsrechtlichen Verfahren (u. a. Anweisung von Rechnungen, Finanzverwaltung der Lehrstühle, eigenständige Kontrolle des Kontostands, ggf. Einleitung von Korrekturmaßnahmen).
- Personalverwaltende Maßnahmen (u. a. Bearbeitung und Weiterreichung von Einstellungsanträgen, selbstständige Kontrolle der Laufzeit von Arbeitsverträgen inkl. Vorbereitung von Verlängerungsanträgen).
- Administrative Unterstützung bei der Einwerbung, Überwachung und Abrechnung von Drittmittelprojekten in Zusammenarbeit mit den Vorgesetzten und der Drittmittelabteilung.
- Organisation von internen und externen Meetings und Workshops und deren Abrechnung.
- Organisation von Lehrveranstaltungen der Lehrstühle (u. a. Eintragen in das Studierendenportal, Raumbuchungen, Terminplanung, Eingaben in ILIAS)
- Organisation von Prüfungen der Lehrstühle (digitale Prüfungen: Eingabe der Fragen; schriftliche Prüfungen: Ausdrucken der Prüfungsunterlagen, Unterstützung bei der Noteneingabe, Archivierung der Prüfungen).
- Erstellung, Prüfung und Weiterleitung der Lehrdeputatserklärungen aller interner und externer Dozierender der Lehrstühle.
- Ansprechpartner*in für Studierende, Dozierende, Studiengangsmanagement und Studienbüros.
- Pflege der Lehrstuhl-Webseiten (u. a. Eingabe der semesteraktuellen Lehre, Newseinträge in Englisch und Deutsch, Updates).
- Beschaffungen der Lehrstühle in Absprache mit den Vorgesetzten, Mitarbeitenden und Dez. IV.
Ihr Profil:
- Berufsausbildung oder Bachelorabschluss im kaufmännischen Bereich bzw. vergleichbarer Abschluss, Berufserfahrung im Verwaltungs- oder Finanzbereich ist wünschenswert
- Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift. Gute Spanischkenntnisse.
- Sicherer Umgang mit gängigen EDV-Tools wie MS Office und MS Teams. Kenntnisse in SAP/
SRM, Portal2, ILIAS, Typo3 sind wünschenswert. - Einsatzbereitschaft, Fähigkeit zum eigenständigen Arbeiten und Teamgeist.
- Freundliches und professionelles Auftreten, Kommunikationsfähigkeit (offline und online).
- Belastbarkeit und hohes Maß an Eigenverantwortung.
Unser Angebot:
Es erwartet Sie eine vielseitige, abwechslungsreiche Aufgabe in einem aufgeschlossenen,
modernen Team, in dem Sie Ihre Ideen einbringen und sich
weiterentwickeln können. Nach Absprache kann bis zu 50% der Arbeitszeit im Homeoffice erbracht werden.
weiterentwickeln können. Nach Absprache kann bis zu 50% der Arbeitszeit im Homeoffice erbracht werden.
Bewerbungen von Schwerbehinderten werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Die Universität Mannheim strebt in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind,
die Erhöhung des Frauenanteils an und fordert daher entsprechend qualifizierte Frauen
ausdrücklich zur Bewerbung auf.
Die Universität Mannheim ist eine der führenden Hochschulen in Deutschland
mit derzeit rund 12.000 Studierenden an fünf Fakultäten. Insbesondere die Wirtschafts-
und Sozialwissenschaften gehören national und international zur Spitzengruppe. Ihren
über 2.600 Beschäftigten bietet die Uni Mannheim ein spannendes Arbeitsumfeld mit
zahlreichen Benefits.
Eckdaten:
Start:
01.02.2027
Befristung:
unbefristet
Eingruppierung:
E 9a TV-L BW
Std./Woche:
19,75
Art der Beschäftigung:
Teilzeitstelle
Arbeitsort:
Mannheim, A5, 6
| Ausschreibungsnummer | 509 |
| Kennziffer | SN-509 |
| Ausgeschrieben vom | 28.10.2026 |
| Ausgeschrieben bis | 13.11.2026 |
| Lehrstuhlsekretärin | |
| 1. Ansprechperson | Hugger, Ursula |
Universität Mannheim
Schloss | 68131 Mannheim | www.uni-mannheim.de
Schloss | 68131 Mannheim | www.uni-mannheim.de
